Le plaisir de travailler sur un document partagé

Je travaille quotidiennement avec Windows et la suite Office. Allez… comme cela se passe dans la plupart des entreprises et, surtout, si elles sont assez grandes où il y a un département qui centralise et établit une plate-forme de travail fermée. Je ne peux pas choisir.

Il y a quelque temps, nous laissions les lecteurs réseau classiques fonctionner dans One Drive. C'était un avantage majeur lorsqu'il s'agissait de se connecter depuis l'étranger sans passer par un VPN et depuis n'importe quel appareil, mais en échange d'une perte de vitesse et d'une complexification de l'organisation des documents.

Le truc, c'est qu'on n'a jamais essayé de faire travailler deux personnes sur le même document avec Office et c'est un vrai drame.

⁃ Si vous travaillez avec l'application de bureau, plus complète, avec plus de capacité, plus rapide, oubliez de collaborer en temps réel. Vous devez faire le tour de la sauvegarde pour voir ce que l'autre joueur a joué.

⁃ Si vous travaillez sur le web, le seul raisonnablement bon est Word, avec Excel vous risquez de perdre des données (il suffisait de rajouter une ligne pour embêter votre interlocuteur). Et avec PowerPoint, c'est déjà impossible.

⁃ Avec l'application de bureau, vous risquez de ne pas pouvoir enregistrer votre travail et vous devez continuer à enregistrer une copie du document. Cela échoue constamment, même si personne d'autre n'y travaille.

Quoi qu'il en soit… J'ai essayé, je jure que j'ai essayé et promu, mais c'est malheureux. Les gens préfèrent poster le document (avec leurs allées et venues), même si nous avons de très grands groupes, car la collaboration fonctionne à peine.

io lavoro

Dans mon service, nous avons acheté un MacBook Pro 15" en 2015 pour effectuer un certain nombre de tâches très lourdes avec l'ordinateur de travail.

Il y a peut-être un an, nous avons constaté le besoin de générer des documents PDF à partir de tableaux contenant de nombreuses informations changeantes. Cela se faisait auparavant avec Excel, mais chaque fois que vous deviez apporter une modification qui ne tenait pas dans la même cellule, ajouter une ligne ou une colonne, la mise en page entière du document était perdue. Hormis les limitations de la mise en page d'Excel. C'était un travail chronophage chaque fois que le document devait être mis à jour.

Il m'est venu à l'esprit qu'on pourrait travailler avec un autre logiciel qui permet de gérer des tableaux de données mais avec une grande facilité de mise en page : Numbers.

Mise en page avec des chiffres

Profitant du Mac du département, nous avons apporté un changement total au document, maintenant nous pourrions mettre plusieurs tableaux avec différents formats, nombre de lignes et de colonnes, tous sur la même feuille et avec une belle apparence visuelle. Et si je devais changer de lignes, de colonnes… la mise en page n'était pas perdue. Le travail d'heures ou de jours où la mise à jour s'est transformée en minutes.

Collaborez en temps réel

Mais ce n'était que le point de départ. À une occasion, alors que nous avions beaucoup d'urgence et que nous devions apporter de nombreuses modifications, j'ai partagé le document avec mon iPad et deux personnes ont commencé à travailler sur le même document en temps réel.

Cela fonctionne en temps réel, en voyant ce que l'autre personne fait pendant qu'elle le fait et pendant que vous travaillez. Et aussi avec l'application de bureau (dans ce cas sur Mac et iPad). Tout s'est bien passé et sans erreurs.

Quelqu'un peut-il me dire que cette fluidité est également obtenue avec Google Docs, et c'est vrai mais, mis à part les considérations de confidentialité, ici nous l'avons également atteint avec l'application de bureau et avec toutes ses fonctionnalités et sa puissance, qui dépassent de loin un web.

Cela est particulièrement visible lorsque vous travaillez sur un document Keynote, avec de nombreux graphiques. Travailler en partenariat avec Keynote est un autre monde.

Et le Coronavirus est arrivé

Le Coronavirus est arrivé et tout le monde a dû rentrer chez lui pour faire du télétravail. Le Mac est resté dans l'entreprise et il était temps de mettre à jour le document, mais les collègues qui y travaillent n'ont ni Mac ni iPad...

Rien ne se passe, via iCloud.com, ils ont pu continuer à travailler sur le même document dans le navigateur Web. Nous travaillions à 3 personnes en même temps (deux via le web et une dans l'application desktop) sans le moindre retard ni erreur.

C'est un plaisir.

Note supplémentaire

Le MacBook Pro, bien qu'il ait 5 ans, fonctionne plus facilement et avec moins de problèmes que les nouveaux PC qu'ils nous ont installés l'année dernière. Même si aucun de mes camarades de classe n'était maquero, ils veulent tous l'utiliser maintenant.