Qualche giorno fa abbiamo dedicato un approfondimento a Google Workspace. Il pacchetto di servizi web dell'azienda di Mountain View, basato sul cloud computing, è tra i più diffusi del mercato. Merito non solo dei prezzi competitivi, ma anche della versatilità di utilizzo. Del resto parliamo di una suite che affonda le proprie radici innanzitutto nel mercato consumer, con particolare riferimento a smartphone e tablet. Chiunque abbia un prodotto Android è inevitabilmente titolare anche di un account Gmail, e questo spinge a utilizzare anche servizi come Drive, Docs, Sheets, solo per citarne alcuni.
Il settore però offre tantissime soluzioni. Tra queste una delle migliori è certamente Microsoft 365, rivale diretta di Google Workspace. I due servizi, pur accomunati da tutta una serie di funzionalità, sono in realtà basati su meccanismi differenti. In molti però si interrogano su quale scegliere, soprattutto in ambito aziendale. Abbiamo dunque pensato di confrontarli in un unico articolo, così da comprendere pregi e difetti di entrambi. Com'è ovvio, provvederemo ad aggiornare costantemente il pezzo a seconda delle novità che le due aziende introdurranno nel corso del tempo.
Google Workspace e Microsoft 365, strutture cloud differenti
Com'è noto, entrambe le suite sono basate sul cloud. Nel nostro approfondimento dedicato a questa tecnologia abbiamo però ampiamente chiarito come ci possano essere tante tipologie di cloud. In particolare, Microsoft 365 deriva direttamente dal modello delle applicazioni desktop dello storico Office 365, l'insieme di programmi offline che tutti noi abbiamo utilizzato almeno una volta su computer Windows e/o Mac. Questo vuol dire che i servizi targati Microsoft sono disponibili in forma di pacchetti “click-to-run”, vale a dire di pacchetti che si aggiornano automaticamente. Senza dimenticare, ovviamente, programmi come Exchange, OneDrive for Business e Teams, che comunque offrono un vero e proprio percorso di migrazione verso i server della “nuvola”.
Diversa invece la situazione con Google Workspace. L'approccio dell'azienda di Mountain View è infatti “cloud native”, ovvero ruota attorno alla fruizione dei servizi via browser (con particolare riferimento a Chrome) o apposite applicazioni. Questo consente di avere un'esperienza utente identica a quella degli strumenti personali (Gmail, Drive, Docs, Sheets etc.) con i quali gli utenti hanno già familiarità grazie alla presenza nel mercato consumer. Appare evidente dunque come la scelta tra le due suite dipenda innanzitutto dalle abitudini di utilizzo e dalle esigenze delle singole aziende.
Google Workspace e Microsoft Office, differenze e similitudini
Chiarito l'aspetto legato all'approccio cloud, addentriamoci nelle funzionalità delle suite. Molte sono in comune, altre invece rappresentano un'esclusiva dell'una o dell'altra. Come già detto, tutto dipende dalle specifiche esigenze e dunque conoscere queste caratteristiche rappresenta un'informazione cruciale per operare una scelta consapevole.
Le applicazioni disponibili
| Funzione | Microsoft 365 | Google G Suite |
|---|---|---|
| Elaborazione di testi | Microsoft Word | Google Docs |
| Fogli di calcolo | Microsoft Excel | Google Fogli |
| Presentazioni | Microsoft PowerPoint | Google Presentazioni |
| Posta elettronica | Microsoft Outlook | Gmail |
| Appunti digitali | Microsoft One Note | Google Keep |
| Web hosting | Microsoft Sharepoint | Google Sites |
| Videoconferenza | Skype for Business | Google Hangouts Meet |
| Servizio di messaggistica istantanea, chat di gruppo | Skype for Business, Microsoft Teams | Google Hangouts Chat |
| Workspace con chat | Microsoft Teams | – |
| Social media aziendale | Yammer | Google+ |
Le piattaforme di collaborazione
Gli strumenti di collaborazione rappresentano un parametro importante nella scelta di una di queste due suite. È importante chiarire come entrambe consentano l'editing collaborativo di test, fogli di calcolo e presentazioni, grazie appunto alle rispettive infrastrutture cloud. Discorso analogo per quanto riguarda le videochiamate e la messaggistica istantanea: si tratta di funzionalità presenti sia su Google Workspace che su Microsoft 365, con un funzionamento fondamentalmente sovrapponibile.
In tal senso, Skype for Business e Google Meet rappresentano il punto cardine. Si tratta di software largamente noti, attorno ai quali ruota l'offerta – rispettivamente – di Microsoft e Google. La suite dell'azienda di Mountain View difetta però dell'assenza di un applicativo equiparabile a Teams del gigante di Redmond, che combina la gestione dei gruppi, lo scambio di file e l'elaborazione di documenti condivisi. Una mancanza che, di fatto, può essere considerata la vera discriminante tra le due soluzioni.
In tutto questo però occorre ricordare come gli strumenti web interni alle aziende possano essere implementati in maniera produttiva tanto in Microsoft 365 che in Google Workspace. Da questo punto di vista, Big G è certamente in vantaggio grazie a Sites, a cui si affida per mettere in piedi un sistema di modelli facilmente comprensibili e con possibilità di progettazione limitate. Dall'altra parte Microsoft SharePoint è meno intuitivo, offre maggiori possibilità per l'implementazione di applicazioni web interne alle aziende ma porta con sé maggiori difficoltà di utilizzo.
Il tema della sicurezza
Da questo punto di vista, possiamo parlare fondamentalmente di un “pareggio”. Sappiamo bene come le aziende interessate ad adottare Microsoft 365 o Workspace siano chiamate ad allinearsi a direttive precise e severe per quanto concerne il tema della protezione dei dati. Per tale ragione, tanto Microsoft quanto Google si affidano a tecnologie di crittografia di alto livello, in alcuni casi sviluppate internamente e ad hoc. Tutto questo è vero soprattutto per il flusso di informazioni esistente tra client e server.
Entrambe le piattaforme sono certificate secondo gli standard internazionali per la sicurezza delle informazioni e la protezione dei dati nel cloud (ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO 27018). Tutti i servizi cloud Microsoft soddisfano gli standard di controllo dell'organizzazione dei servizi per la sicurezza operativa (SOC 1, 2 e 3), che includono controlli annuali per la sicurezza dei dati, la disponibilità, l'elaborazione dell'integrità e la riservatezza. G Suite è certificata anche secondo le norme SOC 2 e 3.
Insomma, poco da aggiungere: Google Workspace e Microsoft 365 sono piattaforme assolutamente sicure, affidabili, assolutamente implementabili nelle linee aziendali. Detto questo, sono pur sempre basate sul cloud, una tecnologia che di per sé può esporsi a falle di sicurezza, come abbiamo avuto di analizzare negli appositi approfondimenti.
I costi dell'abbonamento mensile
È importante infine chiarire un aspetto, in attesa di analizzare i differenti costi delle piattaforme. Google Workspace può essere definita “work in progress”, in quanto alcune funzionalità più complesse verranno rilasciate nel corso dei prossimi mesi. L'abbonamento alla versione base costa 4,68 euro al mese, per quella Business standard servono 9,36 euro. Non mancano, ovviamente, le versioni “avanzate”: per Business Plus sono necessari 15,60 euro, mentre per il piano Enterprise viene definita da Google sulla base delle necessità dell'azienda cliente.
Diversa invece la situazione per Microsoft 365, che viene proposta da Microsoft in sei configurazioni differenti, con tre piani business rivolti alle piccole e medie imprese (Basic, Standard e Premium) ed altrettanti pensati per le grandi organizzazioni (E3, E5 e F3), con costi che oscillano dai 4,20 ai 53,70 euro mensili per utente. Anche in questo caso dunque, vale il principio espresso a più riprese in questo articolo: tutto dipende dalle esigenze della realtà che si appresta ad adottare internamente una delle due suite.
Google Workspace o Microsoft 365? Differenze e vantaggi
