Ferramentas para teletrabalho
Deixar aos seus colaboradores a escolha do teletrabalho ou de permanecer no seio da sua empresa trabalhando à distância é possível graças às ferramentas de comunicação e de colaboração.
Estas ferramentas permitem ao teletrabalhador manter-se informado sobre as atividades da empresa e participar em tempo real dos projetos em curso da mesma forma que se estivesse a trabalhar na empresa.
- Ferramentas de comunicação
- Ferramentas de colaboração
- Plataformas de teletrabalho
- Redes sociais ou internas da empresa
Ferramentas de comunicação
Existem muitas ferramentas baratas e fáceis de usar para transmitir informações, instruções ou arquivos entre os funcionários:
- correio eletrónico: passou a ser de uso comum a todos os profissionais, para envio de documentos, nomeadamente por meio de anexos.
Outlook, Thunderbird
- mensagens instantâneas: para escrever e receber breves instruções e detalhes em tempo real, comunicar rapidamente sobre o andamento dos trabalhos, manter contato permanente. Se você ou seus funcionários tiverem uma webcam, o videofone será possível.
MSN Messenger, Google Talk
- softphones ou ToIP: para fazer chamadas gratuitas de pc para pc. São softwares de telefonia para baixar e instalar diretamente no computador. Após o download, basta inserir um endereço de e-mail que você comunicará aos seus colaboradores. Alguns softphones combinam outras funções: compartilhamento de arquivos, mensagens instantâneas, videotelefonia.
Skype, Windows Live Call, Wengo, Yahoo Messenger, Google Talk
Skype para negócios
O Skype e seus 300 milhões de assinantes definitivamente conquistaram a Microsoft, que deseja desenvolver um aplicativo profissional de mensagens instantâneas. Ele se chamará Skype for Business e será um coquetel dos recursos de comunicação do Skype e da dimensão empresarial do Lync, anteriormente propriedade da Microsoft. No menu desta ferramenta disponível em meados de 2015, transferência de chamadas, ligando para uma pessoa do correio de voz com um único clique, interno ou externo à empresa.
- Voz sobre IP: os provedores de acesso à Internet agora quase todos oferecem um serviço VoIP, para fazer chamadas gratuitas de linha fixa para linha fixa.
- Webconferência: para conduzir reuniões virtuais, não em torno de uma mesa, mas em torno de um site. Recursos de soluções de conferência na web: compartilhamento de aplicativos, documentos, navegadores de Internet, apresentação online e modificação de documentos (incluindo apresentações em PowerPoint, leitura de artigo compartilhado em PowerPoint), chat, mensagens instantâneas, quadro branco virtual.
WebEx, Office Live Meeting, Raindance, Genesys
Ferramentas de colaboração
Ferramentas colaborativas permitem ao teletrabalhador participar, acompanhar em tempo real o andamento dos projetos e intervenções individuais, através de ferramentas de criação e acompanhamento.
- Ferramentas de compartilhamento de trabalho
Eles permitem que várias pessoas trabalhem remotamente no mesmo documento de trabalho. A vantagem: as alterações feitas não apagam as versões anteriores. A desvantagem: os colaboradores não podem intervir ao mesmo tempo no mesmo documento, intervêm um após o outro.
O wiki é um site livremente modificável por seus usuários. Nos negócios, os wikis facilitam a escrita colaborativa de documentos, é um espaço de reflexão: troca e discussão em torno de novas ideias e novos projetos, organização de eventos, desenvolvimento de documentos de trabalho.
Exosys, Xwiki, Metawiki
O software de processamento de texto tem uma ferramenta que permite fazer anotações no texto para sugerir correções, portanto, também pode ser uma boa ferramenta de compartilhamento de trabalho para teletrabalhadores. P
Para acessar esta opção, clique em ferramentas / opção / modificações de trilha. Faça sua modificação, clique em Enter, a modificação é exibida na forma de um encarte colorido à direita do seu texto. Ou vá até o local desejado, clique em Inserir / Comentar e escreva no espaço que aparece.
Os fóruns são outra ferramenta de teletrabalho. Os teletrabalhadores podem encontrar seus funcionários nesta plataforma de intercâmbio para compartilhar suas ideias, trocar seus pontos de vista, por exemplo, sobre o andamento de um projeto.
Para criar um fórum grátis: xooit, forumactif.com, forumparfait.com, monforum.com.
- Ferramentas de acesso à informação
Essas ferramentas permitem que o teletrabalhador acesse rapidamente todos os documentos e informações já existentes na empresa.
Além de ser um espaço de reflexão e partilha de trabalho, o wiki é um espaço de armazenamento e partilha de informação, permite o livre fluxo de informação entre todos os colaboradores da sua empresa. Pode agrupar calendários de projetos, relatórios de reuniões, arquivos e documentos de trabalho, banco de dados de contatos, descrição de produtos e serviços existentes.
Com a agenda compartilhada, é possível agrupar os contatos de cada membro da empresa.
- Ferramentas de coordenação
Estas ferramentas de gestão de tarefas facilitam o acompanhamento dos projetos e permitem organizar as interações entre os colaboradores e entre os teletrabalhadores e os responsáveis pela validação.
Uma vez distribuído o trabalho, os workflows cuidam da criação automática dos calendários, da gestão do arquivo dos documentos, do acompanhamento da boa execução dos documentos e da emissão de alertas caso os documentos não sejam devolvidos a tempo. Essas soluções valem a pena.
WorkflowGen, W4, cmlight, workflow.com, wfmc.
O calendário compartilhado permite que os teletrabalhadores em sua empresa acessem o calendário de todos online. A agenda compartilhada é atualizada em tempo real e todos podem organizar seu horário de trabalho de acordo com a agenda de seus funcionários para maior eficiência.
PartAgenda, Calendae
Plataformas de teletrabalho
Existem plataformas de teletrabalho para empresas, que reúnem várias das ferramentas acima mencionadas. O uso dessas plataformas é cobrado.
Ieweb, solução de colaboração, Zevillage
Redes sociais ou internas da empresa
Operando com o mesmo princípio que as redes sociais profissionais ou públicas em geral, as redes sociais corporativas facilitam o compartilhamento de informações e a comunicação dentro da empresa ou em um grupo de trabalho.
Essas ferramentas geralmente oferecem soluções “chave na mão” para a empresa e seus funcionários. São plataformas com recursos que atendem às necessidades profissionais: compartilhamento de documentos ou arquivos, discussão em tempo real (por chat, vídeo ou voz), discussões em grupos privados, compartilhamento de informações, etc.
As redes sociais corporativas podem estimular a emulação entre funcionários, mas também são uma boa maneira de criar links para funcionários que trabalham remotamente. Atendem também à necessidade de envio de informações confiáveis em tempo real, respeitando a segurança de determinadas informações internas.
É necessário, também, que o estabelecimento desse tipo de rede seja enquadrado, e funcionários treinados na sua utilização.
Diversas plataformas se dedicam a configurar uma rede interna para a empresa: Yammer, Slack, talkSpirit ...
