Qu'est-ce que Google Agenda et comment l'utiliser au mieux

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Steven L. Ken
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android.com play.google.com

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Parmi les outils les plus utiles de Google liés à la productivité, il y a certainement Google Calendar, service utile pour créer, partager et gérer au mieux tous les événements, rendez-vous et rappels de la journée. Dans ce guide, nous analyserons tout son potentiel, en essayant d'expliquer au mieux quelques conseils utiles qui vous aideront à mieux utiliser la plate-forme susmentionnée. Avant de le faire cependant, voyons brièvement ce que c'est, afin que même ceux qui ne connaissent pas le service puissent en profiter.



Qu'est-ce que Google Agenda

Pour le dire de la manière la plus simple possible : Google Calendar est une plateforme en ligne créée par Google pour collecter tous les calendriers que vous souhaitez, afin qu'ils puissent également être partagés et exportés (ou importés) pour être utilisés sur des services similaires. Il repose principalement sur la synchronisation avec le compte Google (celui qu'il utilise également pour Gmail) et pour cette raison, il ne manque pas d'intégration profonde avec tous les autres outils conçus par la même entreprise. Par ailleurs, il propose également toutes ses fonctionnalités au service d'applications tierces, afin d'étendre encore ses capacités.



Google Agenda peut √™tre consult√© sur de nombreux appareils diff√©rents, car il dispose d'une application pour smartphones et tablettes (Android et iOS) et d'une interface en ligne accessible via n'importe quel navigateur Web, aussi bien de bureau que mobile. Les seuls facteurs n√©cessaires seront : disposer d'une connexion internet et d'un compte Google.

L'interface de Google Agenda



Pour parler de l'interface de Google Calendar, nous nous concentrerons principalement sur la plate-forme de bureau, car elle s'av√®re √™tre la plus utilis√©e et la plus riche en options. Imm√©diatement apr√®s vous √™tre connect√© au site d√©di√© (en saisissant vos identifiants Google), un √©cran divis√© en deux zones appara√ģt : la colonne de menu √† gauche et le plan de travail principal au centre et √† droite.

Le premier √©l√©ment qui appara√ģt en haut √† gauche est le bouton "Cr√©er", tr√®s utile pour d√©marrer l'√©cran de cr√©ation d'un nouvel √©v√©nement, dont nous traiterons dans les paragraphes suivants. Juste en dessous se trouve un petit calendrier mensuel, parfait pour avoir d'un coup d'Ňďil l'organisation des jours d'un mois pr√©cis, qui peut √©videmment √™tre modifi√© gr√Ęce aux fl√®ches dans le coin droit. De plus, en cliquant sur un jour particulier, vous serez transport√© directement √† ce jour, affichant ainsi tous les √©v√©nements et rappels cr√©√©s.

Enfin, en descendant encore plus bas, ils rencontreront tous les calendriers créés. Ceux-ci seront tous activés pour l'affichage par défaut, mais en supprimant la coche à gauche, ils seront temporairement masqués du plan de travail principal. De là, vous pouvez également en modifier ou en créer de nouveaux.

Toute la zone centrale sera alors d√©di√©e √† l'affichage effectif des √©v√©nements et des rappels, qui peuvent √©galement √™tre modifi√©s, export√©s et supprim√©s par des op√©rations tr√®s simples. En effet, en cliquant sur un point vide du plan de travail cr√©er un nouvel √©v√©nement, sans avoir besoin de passer par le bouton vu pr√©c√©demment. En haut, il y aura la possibilit√© de naviguer entre les jours, ou de revenir √† la chronologie actuelle en cliquant sur "Aujourd'hui" en haut √† gauche. En ouvrant le menu d√©roulant √† droite de l'ic√īne d'engrenage des param√®tres, vous pouvez modifier l'interface pour afficher : juste un jour, une semaine, un mois, un an ou m√™me juste 4 jours.



Comment personnaliser un calendrier

Nous avons √©voqu√© plus haut la possibilit√© de modifier les calendriers cr√©√©s et pr√©sents par d√©faut, voyons maintenant comment proc√©der. Pour lancer la partie √©dition, il suffit de placer le curseur sur le nom du calendrier √† √©diter (dans la liste en bas √† gauche) et de cliquer imm√©diatement sur l'ic√īne √† trois points qui appara√ģt √† sa droite. De l√†, vous pouvez changer la couleur d'affichage, mais pour toutes les autres options, vous devrez choisir l'√©l√©ment "Param√®tres et partage".

À ce stade, vous pouvez ensuite modifier le nom, rédiger une brève description, définir le fuseau horaire principal, modifier les alertes et notifications à définir par défaut pour les nouveaux événements ou choisir de le rendre privé ou public, avec la possibilité de obtenir le lien pour le partage.

Créer et ajouter des calendriers

Bien entendu, il sera √©galement possible de cr√©er de nouveaux calendriers, afin de g√©n√©rer un nouvel espace de travail √† organiser. Pour cela il vous faudra redescendre dans la rubrique en bas √† droite et cliquer sur l'ic√īne "+" √† la droite de "Autres calendriers". Ici alors plusieurs options appara√ģtront : Abonnez-vous au calendrier, pour ajouter automatiquement un calendrier cr√©√© par un autre utilisateur, Cr√©er un nouveau calendrier, pour en cr√©er un nouveau personnellement, Parcourir les calendriers d'int√©r√™t, d'en ajouter un pr√©sent dans le catalogue propos√© par Google (par exemple les phases de la lune), Oui URL, d'en ajouter un public et partag√© via un lien, et enfin Importer, pour importer un fichier de type ".ics".

En choisissant "Cr√©er un nouveau calendrier" l'√©cran d'√©dition commencera, o√Ļ vous pourrez ajouter le nom, la description et le fuseau horaire principal. Vous pouvez √©videmment le modifier ult√©rieurement avec les options vues ci-dessus.

Créer un événement avec Google Agenda

Nous arrivons alors √† l'une des principales options du service. Pour cr√©er un nouvel √©v√©nement, cliquez simplement sur "Cr√©er" en haut √† droite et automatiquement un √©cran miniaturis√© s'ouvrira dans lequel inclure les informations les plus importantes, notamment : titre, heure, r√©p√©tition possible, lieu, description et type de calendrier. En cliquant sur "Autres options" l'√©cran complet commencera o√Ļ vous pourrez entrer des informations plus d√©taill√©es ou inviter d'autres utilisateurs √† participer. Enfin, pour tout valider, il vous suffit de cliquer sur le bouton bleu "Sauvegarder" .

Répétez l'événement plusieurs fois

Dans le même écran de création (ou d'édition, puisqu'ils sont identiques) d'un événement, vous pouvez également décider de répéter ou non un rendez-vous. Pour cela, il suffit de cliquer sur le menu déroulant "Ça ne se répète pas" (juste sous le titre) et choisissez de le répéter : chaque jour, chaque semaine, chaque mois, chaque année, ou de créer une répétition personnalisée. De plus, en optant pour cette dernière option, il sera également possible de définir une date de fin de répétition.

Comment partager un calendrier

En revenant à l'écran d'édition d'un calendrier (comme vu précédemment), celui-ci peut être facilement partagé avec d'autres personnes, offrant également la possibilité d'éditer et de personnaliser les événements. Pour cela, il suffit de descendre jusqu'à la section "Partager avec des personnes spécifiques" et cliquez sur l'option "Ajouter des personnes". De là, vous devrez entrer l'adresse Gmail de l'utilisateur et choisir de lui permettre uniquement de visualiser le calendrier ou de pouvoir le modifier.

Envoyer des e-mails aux invités

Une fois les personnalisations nécessaires définies, pour envoyer le calendrier, cliquez sur le bouton bleu "Soumettre", à la droite de "Annuler". À ce stade, le destinataire de l'invitation recevra deux alertes : une dans son calendrier Google et une par e-mail, dans lesquelles le bouton relatif à l'acceptation et à l'importation ultérieure du calendrier partagé ne manquera pas.

Créer un rappel avec Google Agenda

Avec Google Calendar, cependant, en plus des événements, vous pouvez également gérer des rappels, qui seront également importés depuis Google Assistant. Pour créer un nouveau rappel, cliquez à nouveau sur "Créer" en haut à gauche et immédiatement après avoir sélectionné l'option "Mémorandum" sous le champ titre. Désormais, les options de modification seront réduites, afin de se concentrer uniquement sur la date, l'heure et la répétition éventuelle du rappel. Une fois que vous avez entré toutes les informations, cliquez simplement sur "Sauvegarder" pour tout confirmer.

Intégrer des calendriers communs

Calendriers communs, sur Google Agenda appelé "Calendriers d'intérêts", sont des événements substantiellement précis, communs à tous et généralement centrés sur une seule catégorie d'informations. Pour prendre un exemple trivial, le calendrier classique de "Vacances italiennes" il s'agit simplement d'un calendrier commun et est généralement activé par défaut sur la plupart des services de ce type.

Google Agenda propose de nombreux calendriers int√©ressants, qui peuvent √™tre activ√©s en un rien de temps. Pour cela, il suffit de cliquer sur l'ic√īne "+" √† la droite de "Autres calendriers" (dans le coin inf√©rieur gauche de l'√©cran) et cliquez sur "Parcourir les calendriers d'int√©r√™t". Ici, il y aura les calendriers des f√™tes d'autres religions, celui des phases de lune, ou des matchs d'une √©quipe sportive sp√©cifique.

Si vous souhaitez t√©l√©charger un calendrier commun sur Internet, cliquez simplement sur l'ic√īne pour l'importer "+" √† la droite de "Autres calendriers" et conclure par "Questions", afin de s√©lectionner le fichier ".ics" pr√©c√©demment t√©l√©charg√©.

Placer un calendrier sur un site Web

Tout calendrier Google peut √©galement √™tre publi√© int√©gralement au sein de son site Internet, par de simples op√©rations de copier-coller du code HTML g√©n√©r√© par le service. Pour continuer, vous devrez d'abord cliquer sur l'ic√īne des param√®tres (engrenage) en haut √† droite, puis continuer imm√©diatement avec "Param√®tres".

Il faudra maintenant sélectionner le nom du calendrier à publier dans la colonne à gauche de l'écran et copier le code HTML (après avoir choisi "Personnaliser" pour modifier les options) présent dans la rubrique "Intégrer le calendrier". À ce stade, tout ce que vous avez à faire est de le coller dans la potion préférée du site Web.

Si vous souhaitez seulement offrir la possibilit√© de t√©l√©charger le calendrier, alors vous devrez cliquer sur l'ic√īne avec trois points √† droite du nom du calendrier √† partager (en bas √† gauche de l'√©cran), puis sur "Param√®tres et partage", ajoutez la coche √† droite de ¬ę Rendre accessible au public ¬Ľ et enfin cliquez sur "Obtenir un lien partageable" qui devra √™tre copi√© et coll√© dans la section pr√©f√©r√©e.

Créer une alerte pour un événement

Dans l'√©cran de cr√©ation ou de modification de l'√©v√©nement et seulement apr√®s avoir d√©velopp√© toutes les options via le bouton "Autres options" (comme vu dans le paragraphe d√©di√© √† la cr√©ation d'un √©v√©nement), vous pouvez personnaliser les param√®tres d'alerte. La section d√©di√©e aux notifications appara√ģtra au centre de l'√©cran, o√Ļ vous devrez choisir d'√™tre notifi√© * tot * minutes / heures / jours / semaines avant le d√©but du m√™me √©v√©nement.

Aussi, le choix de l'article "Ajouter une notification" juste en dessous, vous pouvez même ajouter une deuxième notification relative au même rendez-vous dans le calendrier.

Rechercher des événements passés

Tout comme sur Gmail, Google Agenda dispose √©galement de filtres de recherche tr√®s avanc√©s et pr√©cis. Gr√Ęce √† ceux-ci, il sera possible de rechercher des √©v√©nements appartenant √† diff√©rentes cat√©gories, y compris des √©v√©nements pass√©s. Pour cela, il suffit de cliquer sur l'ic√īne en forme de loupe en haut √† droite, d'ouvrir le menu d√©roulant en cliquant sur l'ic√īne en forme de triangle √† droite du champ de texte et de choisir la plage de dates dans laquelle lancer la recherche d'√©v√©nements. √Ä ce stade, tout ce que vous avez √† faire est de confirmer avec "√Ä proximit√©" bas.

Ajouter une visioconférence

Lors de la modification et de la création d'un événement, il sera également possible de programmer une visioconférence via le service "Rencontrer", également propriété de Google. Les étapes pour ce faire seront assez simples, car elles sont mises en évidence par la secte des entreprises.

En effet, imm√©diatement apr√®s avoir saisi le titre de l'√©v√©nement, il suffit d'appuyer sur l'√©l√©ment "Ajouter une visioconf√©rence avec Google Meet" ci-dessous et automatiquement une URL sera g√©n√©r√©e pour copier et partager avec tous les participants. Cependant, n'oubliez pas que les conf√©rences Meet prennent en charge jusqu'√† un maximum de 100 personnes en m√™me temps.

Insérer une pièce jointe

Les notes d'√©v√©nement dans Google Agenda peuvent devenir plus complexes et compl√®tes que pr√©vu. Apr√®s s'√™tre connect√© √† l'√©cran de cr√©ation ou de modification de l'√©v√©nement (comme vu dans les paragraphes pr√©c√©dents), une case appara√ģtra en bas enti√®rement d√©di√©e √† l'ajout de d√©tails relatifs au rendez-vous.

Parmi les nombreuses, il y aura √©galement l'ic√īne relative √† l'insertion de pi√®ces jointes. Pour en ins√©rer un, cliquez simplement sur l'ic√īne du trombone et une fen√™tre s'ouvrira automatiquement √† partir de laquelle s√©lectionner le service d'importation de pi√®ces jointes. Ceux-ci peuvent en fait √™tre r√©cup√©r√©s √† la fois depuis Google Drive et depuis l'ordinateur lui-m√™me. Imm√©diatement apr√®s avoir s√©lectionn√© le fichier souhait√©, il vous suffit de valider avec le bouton "S√©lectionner" en bas √† gauche.

Synchronisez Google Agenda avec vos appareils

Vous l'avez s√Ľrement compris, pour synchroniser les rendez-vous de Google Agenda sur vos appareils, mobiles ou desktop, il vous suffira de d√©marrer le service (√©galement via l'application gratuite pour smartphones et tablettes) et connectez-vous avec le m√™me compte Google. Tous les vents sont en fait stock√©s dans le cloud de Google, afin qu'ils puissent √™tre visualis√©s n'importe o√Ļ.

En particulier, cependant, si vous souhaitez synchroniser Google Calendar dans le calendrier iPhone et iPad (sans télécharger l'application Google Calendar), vous devrez passer par les paramètres du système. Concrètement, en allant, sur iPhone ou iPad, dans "Paramètres", puis dans "Calendrier" et enfin à "Compte", vous pouvez configurer le compte Google via l'option "Ajouter un compte". Une fois cela fait, tous les événements seront également visibles sur l'application "Calendrier" d'iOS.

Raccourcis de Google Agenda

Le site Web de Google Agenda regorge √©galement de Raccourcis clavier, afin de rendre la navigation du service encore plus rapide. En particulier, les raccourcis sont divis√©s en trois groupes de base : navigation, modification de l'affichage et modification des √©v√©nements.

En ce qui concerne la navigation, parmi les raccourcis les plus pratiques que nous signalons : T pour revenir au calendrier d'aujourd'hui, S pour ouvrir les param√®tres, R mettre √† jour le calendrier, / pour lancer la recherche e G pour aller √† une date pr√©cise.

Les contr√īles de vue sont √† la place : 1 pour la vue Jour, 2 pour cette semaine, 3 pour ce mois, 4 pour le Custom et enfin 5 pour l'ordre du jour.

Cependant, les raccourcis les plus utilisés concernent la modification des événements : C pour créer un nouvel événement, E pour voir les détails, DEL pour l'éliminer, Z pour annuler une opération et ESC pour quitter les détails et revenir à l'affichage du calendrier.

Exporter et importer des événements dans Google Agenda

Enfin, avant de terminer avec le guide, voyons comment importer ou exporter des calendriers particuliers. Comme pour la premi√®re des deux op√©rations, nous avons vu plusieurs fois que pour g√©n√©rer un nouveau calendrier il faut acc√©der √† la section calendriers en bas √† gauche et cliquer sur l'ic√īne "+" √† la droite de "Autres calendriers". Une fois termin√©, l'entr√©e appara√ģtra "Questions", √† l'int√©rieur duquel vous devrez faire glisser le fichier ".ics" contenant le calendrier, ou s√©lectionnez-le apr√®s avoir cliqu√© sur "S√©lectionner un fichier sur l'ordinateur".

Pour exporter un calendrier, vous devrez retourner dans la section en bas √† gauche, cliquer sur l'ic√īne avec trois points √† droite du nom du calendrier √† exporter puis continuer avec "Param√®tres et partage". Ici, juste en dessous de la section d'√©dition, le bouton appara√ģtra "Exporter le calendrier", qui, si vous appuyez dessus, g√©n√©rera un fichier ".ics" contenant tous les √©v√©nements du calendrier choisi. Mais attention, car certains calendriers, comme celui d√©di√© aux anniversaires, ne peuvent pas √™tre export√©s. Dans ce cas, le bouton d'exportation ne sera pas pr√©sent.

Voir aussi Google Agenda hors ligne sur le bureau Chrome

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